המדריך לניהול זמן אפקטיבי

10 טיפים מעשיים לניהול זמן אפקטיבי ויעיל:

האם אתם מרגישים שבתקופה האחרונה אתם..

לחוצים מדי?

עסוקים מדי?

האם אתם מרגישים שאתם לא כל כך בפוקוס על המטרות שבאמת חשובות ונכונות לכם?

במדריך זה אתן לכם 10 טיפים מעשיים למקד את עצמכם ולנהל את הזמן שלכם בצורה אפקטיבית ויעילה יותר לעבר חוסן אישי גבוה יותר.

אז מה זה בכלל פוקוס?

פוקוס = התמקדות

הפוקוס שלנו בחיים, או היכולת שלנו להתמקד במטרות,במשימות ובחוויות מסוימות, משחק תפקיד מרכזי בחוסן האישי שלנו.

פוקוס הוא היכולת האדירה שלנו למקד את תשומת הלב שלנו בחלק מסוים של המציאות שאנחנו רוצים בו. חלק זה יכול להיות ממשי או רק בדמיון שלנו.

כאשר אנו מצליחים לשמור על פוקוס ברור ומוגדר, אנחנו לא רק משפרים את איכות חיינו, אלא גם מחזקים את עמידותנו בפני מצבי לחץ ומשברים.

הפוקוס הוא למעשה היכולת שלנו להקדיש תשומת לב למטרה מסוימת ולהימנע מהסחות דעת וממבזבזי זמן (שלא חסר כלל בתקופה בה אנו חיים.)

כל דבר שאנחנו שמים עליו פוקוס ומתמקדים בו גדל…

כשאנחנו מצליחים לשמור על פוקוס, אנחנו מבטיחים שהחוסן האישי שלנו יגדל.

זה קורה מכמה סיבות:

כאשר אנו יודעים מהן המטרות שלנו ומתרכזים בהן, אנו יכולים להתמודד בצורה טובה יותר עם אתגרים ולהתמודד עם קשיים בצורה פרודוקטיבית.
פוקוס על מטרות מאפשר לנו לזהות את ההצלחות שלנו ולשמור על מוטיבציה גבוהה.
כאשר אנו מציבים מטרות אנחנו מרגישים יותר בשליטה, ותחושת השליטה מפחיתה את הלחץ. הצבת המטרות נועדה לשחרר אותנו כדי שנוכל ליהנות מהכאן ועכשיו.
פוקוס טוב עוזר לנו להימנע מהסחות דעת רבות, מה שמפחית את תחושת העומס והלחץ. כשאנחנו לא מסיחים את דעתנו עם גירויים מיותרים, אנחנו מצליחים להתמודד עם מצבים קשים בצורה רגועה יותר.
כשיש לנו פוקוס ברור, אנחנו מסוגלים לראות את הכישלונות כחלק מהדרך להצלחה, ולא ככישלונות מוחלטים. זה עוזר לנו לשמור על חוסן ולהתמודד עם האתגרים בצורה חיובית.

לדוגמא – אם אנחנו יוצאים לטיול בלי מטרה מוגדרת יש להניח שהטיול לא יהיה מהנה במיוחד..

אם אנחנו לא יודעים היכן אנחנו ולאן פנינו מועדות (זורמים עם החיים בלי כיוון) – אנחנו מתלבטים בכל הסתעפות דבר שמעלה את הלחץ ואת תחושת חוסר השליטה על חיינו.

חוקרים היום מדגישים שתהליך החתירה לקראת מטרות ולאו דווקא השגת המטרות עצמה – הוא הדבר שמוביל אותנו לעבר האושר, לרגשות חיוביים ולהפחתת לחץ (אם זאת, חשוב מאד שהמטרות תהיינה גם בעלות משמעות עבורנו.)

הדגש כאן הוא אינו על עצם השגת המטרות אלא דווקא על המשמעות של הצבתן.

אנשים מצליחנים בעלי חוסן אישי גבוה – הם אנשים פרואקטיביים, בעלי יכולת התמקדות, שמצליחים לנהל את זמנם בצורה אפקטיבית.

מיותר לציין שכל אחד יכול להרוויח המון מהתמקדות בדברים הנכונים לו..

אבל,

המציאות מראה אחרת..

רק מעטים מאתנו עושים זאת.

כמה זמן לדעתכם אנחנו מבזבזים בכל יום על..?

שיחות טלפון..

אורחים לא צפויים..

מדיה חברתית..

חוסר מיקוד..

דחיינות..

הססנות..

פקקים..

שיחות חולין..

וכד'.

מחקרים מצביעים שאנחנו מבזבזים יותר מ 50% מהזמן על אותן התנהגויות שלא מקדמות אותנו להשגת מטרותינו.

עם יד על הלב, תגידו..

האם בתקופה האחרונה הפוקוס שלכם נמצא במקום הנכון?

האם בתקופה האחרונה אתם בפוקוס על המטרות שבאמת חשובות לכם..?

מיד אתן לכם טיפים מעשיים שבאמצעותם תוכלו לנהל את זמנכם בצורה אפקטיבית – תוכלו להיות יותר בפוקוס על הדברים הנכונים לכם..

אך קודם, הייתי שמח שתסמנו מה מבין התרחישים הבאים נשמע לכם מוכר?

יש לכם יותר מדי משימות לבצע והזמן קצר מדי להשלימן.
אתם די בסדר בניהול זמן אבל הייתם מספיקים הרבה יותר אם אנשים אחרים היו מפסיקים להפריע לכם (באמצעות שיחות, ביקורים ופגישות.)
אתם עסוקים כל הזמן. לא משנה כמה אתם מספיקים לעשות – תמיד "יושב עליכם" איזה פרויקט ענק על הגב.
אתם מתחילים הרבה דברים בהרבה התלהבות ולאט לאט ההתלהבות דועכת ואתם משאירים אותם לא גמורים.
לפעמים מרגיש לכם שחייכם קצת יצאו משליטה.
יש לכם המון משימות לבצע אבל אתם לא תמיד בטוחים מהי המשימה החשובה ביותר שאיתה יש להתחיל?
אתם לא בטוחים על מה כדי לשים את הפוקוס שלכם.
אתם מפחדים לבזבז זמן יקר עד דברים שלא יובילו בסופו של דבר לתוצאות הרצויות.

נשמע לכם מוכר..?

כולנו מבזבזים זמן יקר – וזמן הוא דבר שלא ניתן להחזיר!!!

אז הנה, 10 טיפים מעשיים ונפלאים שיאפשרו לכם להשיג יותר בפחות זמן.

במילים אחרות,

יעזרו לכם להתחיל לעשות קצת סדר בבלגן!

יעזרו לכם לשפר את הניהול העצמי שלכם!

יעזרו לכם להתמקד בדברים הנכונים לכם!

יעזרו לכם להגדיל את הפרואקטיביות שלכם!

יעזרו לכם להחזיר לעצמכם את תחושת השליטה! (שאולי קצת אבדה לאחרונה..)

ושיגדילו את החוסן האישי שלכם!

טיפ מס' 1 – צרו תוכנית בסיסית בכל יום.

ההחלטות הארגוניות שאתם לוקחים בכל בוקר מכתיבות את הטון לכל מהלך היום.

האם תתחילו את היום שלכם בתגובה להתנהגותם של אנשים אחרים..?

או שתציבו לעצמכם את המטרות שדרושות להשלים את מה שאתם צריכים..?

קחו יוזמה!

פעלו!

(אחרת יפעילו אתכם.)

ההבדל בין אנשים הנוטלים יוזמה לבין אנשים שאינם נוטלים יוזמה הוא הבדל של יום ולילה.

אם תחכו עד שמישהו יפעיל אתכם, מישהו אכן יפעיל אתכם.

בכל יום הציבו לכם מספר מטרות באופן עצמאי.

התמקדו במטרות שהצבתם לעצמכם לכל אורך היום עד שתשיגו אותן .

בלתי אפשרי לנצל את הזמן ללא מטרות ויעדים ברורים.

כאשר אין לכם מטרה ואינכם יודעים לאן אתם הולכים, אתם נעים במעגל החיים ללא כל משמעות ויעד.

טיפ מס' 2 – הקציבו זמן לשם תכנון זמן יעיל ואפקטיבי:

אברהם לינקולן אמר פעם – "לו היו לי שמונה שעות לכרות עץ, הייתי מקדיש שש מהן להשחזת הגרזן"

במילים אחרות,

תכנון מראש של דרך הפעולה (השחזת הגרזן) תחסוך לכם זמן רב ותעלה את סיכויי ההצלחה במשימה שהצבתם לעצמכם.

לא יצא לי לפגוש הרבה אנשים, שמקדישים מספיק זמן לתכנון זמנם.

אני שומע, לא פעם, תלונות כמו:

"אין לי זמן לתכנן.."

"לוח הזמנים שלי לא מאפשר לי לתכנן"

"הכל עכשיו יותר מורכב ופחות צפוי מבעבר."

"אני כל היום בכיבוי שריפות ואיך לי זמן לשבת לתכנן."

בקיצור,

על מנת לשרוד בעולם התחרותי של היום (במיוחד בישראל) ולהצליח – אתם חייבים לתכנן!

הקדישו את חמש עשרה הדקות הראשונות של כל יום לרשימת מטלות יומית ולתכנון סדרי עדיפויות.

הקפידו לציין לצד כל משימה כמה זמן אתם מוכנים להקדיש לה.

(אפשר לרשום את כל המטלות באופן דיגיטלי.)

מומלץ גם לשלוח לעצמכם מייל עם נושא המטלה/משימה – בצורה זו אף מטלה לא תשכח!!!

הקדישו כמה דקות לבחינת כל הנושאים שעדיין לא סיימתם ולתכנון השלמתם.

במהלך היום נהלו מעקב שוטף על התכנון וסמנו "V" ליד המשימות שכבר ביצעתם.

בסוף כל יום הקצו כמה דקות לתכנון יום המחר.

עברו על כל משימה שברשימה שלכם ושאלו את עצמכם את שלוש השאלות הבאות:

האם המשימה חשובה?
על איזה צד בחיי משימה זו משפיעה?
האם יש לי תכנית ברורה ואפקטיבית להשגת מטרה זו?

ברגע שיהיו לכם התשובות לשאלות הנ"ל תוכלו לתכנן ולהשיג את התועלות הרצויות לכם.

טיפ מס' 3 – בצעו תעדוף של המשימות על בסיס דחיפות וחשיבות:

לכולנו, בכל שבוע, יש מספר משימות שיש להשלים. חלקן מתחום העבודה, חלקן מתחום המשפחה וחלקן מתחומים אחרים.

כאשר אתם מתחילים לתכנן את השבוע שלכם..

עשו שלושה דברים:

1. רשמו את כל המשימות שעליכם לבצע.

2. חלקו אותן לפי תחומים: בית, לימודים, יחסים, עבודה, משפחה, פנאי וכד'.

3. חלקו את המטלות לפי סדר חשיבותן.

בספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" מציע המחבר, סטיבן קובי, לנהל את סדר העדיפויות לפי הטבלה הבאה:

הרביע הראשון – מס' 1 – חשוב ודחוף – טיפול בבעיות דוחקות. פרויקטים, פגישות והכנה של דברים המחייבים עמידה בלוח זמנים. פעמים רבות פעולות הופכות לחשובות ודחופות מכיוון שלא תכננו את הזמן כמו שצריך ולא טיפלנו בהן לפני שהן הפכו לדחופות. אם אתם נמצאים רוב היום ברביע זה – מובטח לכם הרבה לחץ, "כיבוי שריפות תמידי" ובסופו של דבר, כנרה גם שחיקה גדולה..

הרביע השני – מס' 2 – חשוב ולא דחוף – ברביע זה יש פעילויות של תכנון לטווח ארוך. צפיית בעיות עתידיות ומניעתן. התפתחות אישית ומקצועית ( כמו קריאת מדריך זה..), השקעה במערכות יחסים. ההשקעה ברביע זה מקטינה את הצורך לבלות זמן באזור הרביע הראשון (במשברים ובכיבוי שריפות.)

הרביע השלישי – מס' 3 – דחוף אך לא חשוב – קל להתבלבל בין רביע זה לבין הרביע הראשון ( שכן הדחיפות יוצרת אשליה של חשיבות). אך הפעילות ברביע זה חשובה לאנשים אחרים ולא לנו!

לדוגמה – מענה לטלפונים ( סקרים, מבצעים) או ביקורים ומפגשי פתע של ספקים או של אנשים שרוצים לעניין אותנו במשהו..

הרביע הרביעי – מס' 4 – לא דחוף ולא חשוב – זהו הרביע של מבזבזי הזמן הקלאסיים: תכניות טלוויזיה, מהדורות החדשות, האזנה לשעות של פרשנויות שחוזרות על עצמן, שיחות רכילות, שהייה ברשתות החברתיות וכד'.

אז איך עובדים בתכל'ס עם הטבלה..?

בתחילת היום בצעו את כל המשימות של הרביע הראשון – כל הדברים שדורשים טיפול מיידי.

משם, המשיכו לרביע השני ( ולא לשלישי או לרביעי כפי שעושים רבים מאתנו.)

הרביע השני הוא החשוב ביותר כי הוא בסופו של דבר לב ליבו של הניהול האפקטיבי. השהייה ברביע זה תגרום לכם בסופו של דבר לאיכות חיים טובה יותר, לפחות סטרס ולהגדלת החוסן האישי שלכם!

נסו לצמצם עד כמה שניתן את הזמן שלכם ברביעים השלישי והרביעי!

הידעתם?

אנשים אפקטיביים נזהרים מהרביע השלישי והרביעי. הם גם מצמצמים את הרביע הראשון ומקדישים את מירב הזמן לרביע השני.

רבים מאיתנו נמצאים 90% מהזמן ברביע הראשון וברוב הזמן שנותר – ברביע הרביעי ( מתעסקים בזוטות – פעולות שמבזבזות זמן)

אנשים אחרים מבלים חלר ניכר מזמנם בטיפול בנושאים דחופים אך לא חשובים ( ברביע השלישי) וחושבים שהם ברביע הראשון. הם כל הזמן פועלים על פי רמת הדחיפות ועל פי הציפיות של אנשים אחרים.

טיפ מס' 4 – הציבו מועד סיום מדויק להשלמת כל משימה ומשימה:

קבעו יעדי ביצוע לכל המשימות החשובות.

תגידו לאנשים אחרים שאתם תבצעו את המשימה עד תאריך ספציפי.

ההבטחה לאחרים – היא זו שלמעשה מדרבנת אתכם ומעלה את המוטיבציה לבצע את המשימה.

השאירו זמן נוסף לבעיות לא צפויות שכנראה יצוצו..

והכי חשוב היצמדו למועד הסופי שהצבתם לעצמכם!!!

עליכם לקחת 100% אחריות לסיים את המשימה בזמן שנקבע.

בלי שום תירוצים..

בלי האשמות..

בלי תלונות..

בלי ביקורת.

רק אמרו – אני אעשה זאת ועשו זאת!!!

(צריך הרבה אומץ והרבה משמעת עצמית לשבור את ההרגל לדחות דברים.)

טיפ מס' 5 – התחילו לפעול ולהילחם נגד "מבזבזי הזמן" שלכם:

בשלב זה אתם מיישמים את העבודה על פי התכנון ועל פי סדרי העדיפויות שקבעתם. לאורך כל הזמן יש לשים לב ל"מבזבזי זמן".

"מבזבזי הזמן "מתחלקים לשניים:

מבזבזי זמן חיצוניים (מעבר לשליטתנו) – עמיתים לעבודה, משפחה, לקוחות, פקקי תנועה וכד'.

מבזבזי זמן פנימיים (תלויים בנו בלבד) – דחיינות, התרועעות חברתית, צפייה מרובה במבזקי החדשות, היעדר תכנון, היעדר יכולת לסרב וכד'.

טיפ מס' 6 – רכזו משימות דומות ביחד:

אף אחד לא אוהב לטפל בבירוקרטיה (כמו טלפונים, תיוק, מעבר על דוחות וכד'.)

נסו לטפל בכל המשימות האלה ביחד.

זה יחסוך לכם הרבה זמן.

לדוגמא – הקציבו זמן – לענות לכל האמיילים יחד..

לתיוק מסמכים.. לחזור ללקוחות בטלפון..

טיפ מס' 7 – התחילו לבלוע צפרדעים:

תזמנו את המשימות לפי מידת הריכוז שלכם.

נצלו את שעות הערנות המרבית שלכם כדי לטפל במשימות החשובות ביותר, הדורשות מיקוד במטרה, ריכוז ומחשבה.

בריאן טרייסי, מומחה בינלאומי לניהול זמן, כותב בספרו "לבלוע צפרדע" –"עזבו את המשימות פחותות הערך, ובלעו, ישר על הבוקר – את הצפרדעים שלכם – את המשימות שיתרמו להצלחתכם!"

במילים אחרות,

נצלו בכל יום, כמו שצריך, את השעות בהן אתם מרוכזים ונסו לא לקבוע בהן שום משימה שניתן לבצעה גם בשעות אחרות – שעות בהן אתם פחות מרוכזים (כמו שיחות טלפוניות, משימות מונוטוניות וכד'.)

נצלו באופן יעיל את השעות המתות וזמני הביניים – להשלמת קריאה ולביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות.