אבחון ארגוני הלכה למעשה

אבחון ארגוני – אבחון ארגוני הא השלב הראשון בתהליך הייעוץ הארגוני.
מאפשר קבלת תמונה כוללת ורחבה על תהליכי התקשורת בארגון, דרגי ההנהלה, התרבות הארגונית, המבנה וההגדרות. תהליך אבחון מאפשר לבחון את מידת מיצוי פוטנציאל המשאבים ולקבל החלטות לגבי כיווני פעולה נדרשים.
התחרות ההולכת וגוברת מחייבת את הארגון לזהות שינויים ומגמות ולהתאים עצמו באופן שימצה בצורה הטובה ביותר את משאביו. תהליכי אבחון מאפשרים קבלת תמונה כוללת ורחבה על תהליכי התקשורת בארגון, דרגי ההנהלה, התרבות הארגונית, המבנה וההגדרות. תהליך אבחון מאפשר לבחון את מידת מיצוי פוטנציאל המשאבים ולקבל החלטות לגבי כיווני פעולה נדרשים.
תהליכי אבחון מהווים פתרון לארגונים אשר:

• מעוניינים לקבל תמונת מצב מאוזנת, מקצועית ואובייקטיבית לגבי המתרחש בארגון: תהליכים, ממשקים, ניהול, עבודת צוותים, שביעות רצון עובדים, תקשורת פנים ארגונית, אקלים, תרבות, תשתיות – מבנה והגדרות תפקיד. תמונת המצב מהווה כפלטפורמה לתהליכי שיפור ושינוי (המלווים ע"י גורם חיצוני או פנימי.)
• קיים בהם פער בין הביצועים לבין הפוטנציאל.
• קיים בהם חוסר שביעות רצון של הנהלת הארגון מהביצועים (רמת רווחיות, רמת איכות, שביעות רצון לקוחות, היקף מכירות, עמידה בלוחות זמנים, תחלופת עובדים  וכד'.

 לצורך אבחון ולמידה של בעיות ארגון זה, עומדים מודלים רבים ושונים. כל המודלים מתמקדים בשלושה מוקדים שונים:

1. המוקד הפנים ארגוני.
2. המוקד החוץ ארגוני – הסביבה והשפעותיה.
3. הקבוצות השונות הקשורות לארגון ומשפיעות אל תפקודו.

השימוש בכלי אבחון ( בדיקת נתונים מספריים, סקרים, תצפיות, ראיונות וכד') ובמודלים השונים נועד לתת מידע על הארגון בהיבטים הבאים:

• תחומים בהם הארגון חזק, נמצא במצב חיובי, מצליח, בעל תוצאות מעולות. עד כמה ניתן לשכפל הצלחות וחוזקות אלה או להעבירן לתחומים אחרים בפעילות הארגון.
  תחומים דורשי שיפור. תחומים בהם התפישה הקיימת עובדת, אבל במסגרתה יש לשפר את הטעון שיפור. הפער בין המצוי לרצוי ופתרון בעיות לצורך סגירתו.
• תחומים דורשי  שינוי יסודי. הפער בין המצוי לאפשרי. שינוי פרדיגמה, שינוי בתפיסה, שינוי ממעלה שנייה. עיצוב מחדש של התהליך או השיטה.
  התאמה בין מערכות הארגון. שיתוף פעולה בין תת – מערכות, היענות לצורכי בעלי עניין. התאמה בין מה שמצהירים למה שעושים.

הנטייה הטבעית לבחון פעילות של כל מחלקה בארגון באופן נפרד, תגלה שארגון זה מורכב ממחלקות שקשורות זו בזו בקשרים מורכבים ותלויות זו בזו, וכי מה שמחבר אותן למערכת פתוחה ודינמית הם תהליכים ודפוסי פעולה קבועים.
על כן, יש לאתר את התהליכים הארגוניים המחברים וקושרים בין כל המערכות וחברי הארגון.
כפי שצוין קודם לכן, למידה של בעיות הארגון מתמקדת באיתור הבעיות במערכות הפנים ארגוניות ובבעיות ההתאמה בפעילותן, באיומים ובהזדמנויות בסביבת הארגון ובקשרים של הארגון עם הסביבה הקרובה לו, דהיינו עם הקבוצות השונות הקשורות לתפעול השוטף של הארגון. האבחון משמש בסיס ונקודת מוצא לפתרונות ולהצעות שינוי. לצורך זה, סיכום האבחון מגיע לעיון ולדיון בהנהלת הארגון וזו בונה תכנית פעולה ליישום פתרונות נבחרים.
אבחון ולמידה של בעיות הארגון מחייבים היערכות מוקדמת לטיפול בממצאים, כלומר הקמת מערך מסודר של ניהול שינוי, כולל תקציב ואמצעים נוספים. הוא מחייב גם נכונות מוקדמת לקבל את העובדה שישנן בעיות בארגון ושצריך לטפל בהן.

לסיכום הדברים, בגמר האבחון הארגוני ואיסוף הממצאים יבוצעו שישה שלבים חיוניים:

1. המידע יאורגן למשוב מסודר.
2. המידע יסודר לפי תחומים חזקים ותחומים הזקוקים לשינוי
3. המשוב יועבר למנכ"ל ולצוות מוביל השינוי. ייערך דיון משותף וחיפוש של דרכי פיתרון.
4. יועבר משוב לעובדים לאחר שעבר בחינה של ההנהלה. העובדים יביעו את דעתם ויעלו רעיונות לשינוי.
5. הסכמה על פתרונות ושינויים נחוצים.
6. גיבוש תוכנית פעולה
7. יישום.